Hoy en día, eso de organizar eventos y quedadas online está a la orden del día, y la verdad es que WhatsApp Plus puede ser una herramienta genial para que la comunicación y la coordinación vayan como la seda. Si te manejas bien, ¡es una pasada!
En esta guía, te vamos a contar con pelos y señales cómo puedes sacarle todo el partido a las funciones de WhatsApp Plus para planificar tus eventos y actividades de grupo sin que te compliques la vida. Vamos a ver cómo superar esos pequeños líos que surgen cuando hay mucha gente metida en el ajo.
Crear grupos específicos para cada evento en WhatsApp Plus es el primer ladrillo para construir una buena gestión. Te explicaremos, pasito a pasito, cómo montar un grupo nuevo desde cero, cómo ajustar la configuración para que quepa toda la gente que quieras invitar, y cómo puedes llevar los permisos y los roles de cada uno para que el grupo esté bien estructurado y no sea un caos.
Manos a la obra: usando WhatsApp Plus para tus eventos online
Creando grupos específicos para cada evento, ¡así no se mezcla nada!
Montar un grupo solo para un evento en concreto es una idea brillante. Así te aseguras de que los canales de comunicación están claritos y evitas que la información importante se pierda entre un montón de mensajes que no tienen nada que ver.
Anunciando tus eventos con la función de difusión, ¡que se entere todo el mundo!
Usar la herramienta de difusión de WhatsApp Plus es la caña para que los anuncios de tus eventos lleguen a todos los grupos que te interesan al mismo tiempo. Así, la comunicación es mucho más ágil y te ahorras un montón de trabajo.
Compartiendo los detalles y el programa del evento con transparencia
Te vamos a enseñar cómo puedes compartir toda la información importante sobre tus eventos: la agenda, los horarios, cualquier documento que haga falta… Todo para que la gente esté bien informada y se fomente la transparencia.
Gestionando las confirmaciones de asistencia y los participantes como un profesional
Usa las encuestas para confirmar quién viene, ¡fácil y rápido!
Aprovechar las encuestas en WhatsApp Plus te simplifica un montón el proceso de saber quién va a asistir y cuáles son sus preferencias. Así, como organizador, tienes información muy valiosa para planificarlo todo mejor.
Controlando la asistencia, ¡que no se te escape nadie!
Te daremos algunos consejillos sobre cómo usar los registros de entrada o las respuestas para que, como organizador, puedas llevar un seguimiento de quién asiste. Esto te ayuda a tener un recuento exacto y a planificar el evento mucho mejor.
Facilitando las actividades de grupo durante el evento
Coordinando las actividades de grupo para que todo salga rodado
Vamos a destacar cómo puedes usar los chats de grupo, la opción de compartir archivos y los contenidos multimedia para que la coordinación durante las actividades sea fluida y sin problemas.
Aprovecha las llamadas de voz y vídeo para conectar en directo
No te cortes y anima a la gente a usar las llamadas de voz y vídeo para interactuar en tiempo real durante las actividades o los eventos de grupo. Esto hace que la gente se enganche más y la experiencia sea mucho mejor.
Mejorando la comunicación mientras dura el evento
Usa los anuncios y los mensajes fijados para lo más importante
Te mostraremos cómo puedes usar los anuncios para las actualizaciones de última hora durante los eventos, y te guiaremos para que sepas cómo fijar los mensajes esenciales y que todo el mundo los vea.
Creando etiquetas específicas para el evento, ¡así todo está ordenado!
Te enseñaremos cómo puedes crear y usar etiquetas o «tags» dentro del chat para categorizar diferentes debates o temas que tengan que ver con el evento. Así es más fácil seguir el hilo.
Consejos para que los miembros del grupo se impliquen y se lo pasen bien
Promueve la participación con retos o juegos divertidos
Una buena idea es organizar pequeños retos o juegos dentro del grupo para mantener a la gente enganchada y crear un ambiente más animado y participativo.
Fomenta los debates y que la gente comparta ideas
Te daremos algunos consejos sobre cómo puedes animar a la gente a debatir y a compartir sus ideas, tanto durante como después de los eventos. Esto ayuda a crear un sentimiento de comunidad y a que todos se sientan parte.
Gestionando los documentos relacionados con el evento sin estrés
Comparte y guarda los documentos importantes fácilmente
Te guiaremos sobre cómo puedes usar WhatsApp Plus para compartir esos documentos que son importantes para el evento, como presentaciones o archivos, y cómo asegurarte de que todos los participantes puedan acceder a ellos sin problemas.
Organizar y llevar bien los eventos online y las actividades de grupo con WhatsApp Plus es una mezcla de saber usar las funciones que te da la app, tener buenas estrategias y seguir unas prácticas que funcionen. Si le sacas partido a las herramientas de la plataforma y pones en práctica las ideas que te hemos contado, puedes convertir esos grupos grandes en espacios llenos de vida, bien organizados y donde la gente se comunica y colabora de verdad. Con el enfoque correcto, hasta los líos que suelen surgir cuando hay mucha gente en un mismo chat se pueden solucionar, consiguiendo que la experiencia sea positiva y entretenida para todos.